Tag: Richtlinie

Im kommenden Jahr erarbeitet die IHK Heilbronn-Franken eine Compliance-Richtlinie. Bis diese fertig ist, gilt eine vorläufige Compliance-Richtschnur, die die IHK-Vollversammlung in ihrer Wintersitzung verabschiedet hat.

Die IHK ist eine Körperschaft öffentlichen Rechts und damit Trägerin hoheitlicher Aufgaben. Gleichzeitig nimmt sie die Interessen der Unternehmen, die per Gesetz Mitglied bei ihr sind, wahr. Die Ausübung von Staatsgewalt steht in einem Spannungsverhältnis mit der Funktion einer Interessenvertretung.

„Unsere Mitarbeiter und ehrenamtlich tätigen Wirtschaftsvertreter sind deshalb zu absoluter Gesetzestreue verpflichtet. Sie müssen ihre Aufgaben objektiv und unabhängig von Einzelinteressen erledigen“, sagt IHK-Hauptgeschäftsführerin Elke Schweig. „Um auch nur den Anschein von Bestechlichkeit oder einer sonstigen unangemessenen Beeinflussung zu vermeiden, gehen wir jetzt das Thema „Compliance“ systematisch an.“ Im neuen Jahr will die IHK-Hauptgeschäftsführerin deshalb eine Compliance-Richtlinie erarbeiten. Als Zwischenlösung beschloss die Vollversammlung nun eine Richtlinie, die unter anderem Handlungsleitlinien für die Mitarbeiter zu Spenden, Geschenken sowie Mitgliedschaften enthält.

So dürfen IHK-Mitarbeiter grundsätzlich keine Geschenke oder sonstige Begünstigungen annehmen. Gesellschaftlich übliche Aufmerksamkeiten wie etwa kleinere Weihnachtspräsente im Wert bis zu 20 Euro bleiben hingegen erlaubt. Im Grundsatz wird die IHK zudem künftig keine Spenden mehr machen. „Wir sind Treuhänder der Gelder unserer Mitgliedsunternehmen. Einrichtungen, die um Spenden bitten, sollten sich deshalb direkt an die Firmen wenden“, erklärt die IHK-Hauptgeschäftsführerin. Die Transparenz über alle getätigten Spenden erfolgt über einen Jahresbericht an Präsidium und Vollversammlung, in dem alle Spenden genau dokumentiert sind. Bei Mitgliedschaften verschärft die IHK die Anforderungen. Sie müssen in einem nutzbringenden Zusammenhang mit der Wahrnehmung der gesetzlich definierten Kernaufgaben der IHK stehen und dabei möglichst die gesamte Region unterstützen.

Für rund 80 Prozent der deutschen Unternehmen hat das Thema „Compliance“ heute einen hohen Stellenwert. 41 Prozent der Firmen mit einem Jahresumsatz von mehr als 250 Mio. Euro geben sogar an, dass dieser Stellenwert „sehr hoch“ sei. 65 Prozent verfügen aber dennoch über kein Compliance-Management-System, 42 Prozent nicht einmal über eine Compliance-Richtlinie. Den meisten ist das schlichtweg zu teuer – und das trotz verschärften Regelungen zur Manager-Haftung. Das hat eine repräsentative Befragung von 253 deutschen Unternehmen durch das Institut für Demoskopie Allensbach im Auftrag der Kanzlei Kerkhoff Legal ergeben.
„Manager in Unternehmen, die keine Compliance-Maßnahmen getroffen haben, setzen sich heute einem großen Risiko aus“, sagt Sabrina Keese, Partnerin bei Kerkhoff Legal. Nach aktueller Rechtsgrundlage können Manager heute noch bis zu zehn Jahre nach dem Ausscheiden aus einem Unternehmen für Entscheidungen haftbar gemacht werden, die sie getroffen oder zu verantworten haben. „Häufig haben Firmenlenker keinen detaillierten Einblick in die Entscheidungsstrukturen der nachgeordneten Ebenen, können aber dennoch für diese Entscheidungen verantwortlich gemacht werden“, sagt Keese. „Umso wichtiger ist es, durch klar definierte Regelungen das Haftungsrisiko möglichst gering zu halten.“
56 Prozent derjenigen, die bisher kein Compliance-Management-System implementiert haben, halten die Einführung eines solchen Systems für „zu aufwändig“. „Manager riskieren somit lieber persönliche Haftung, als dass sie investieren“, sagt Keese. „Und das, obwohl sich alle der Relevanz der Thematik bewusst sind.“
Selbst beim Vorhandensein einer ausformulierten Compliance-Richtlinie existieren noch große Risiken für Manager. Denn zwar definieren viele Richtlinien was erlaubt ist und was nicht; sie legen aber nicht dar, was bei einem Verstoß gegen sie passieren soll. So geben 54 Prozent der Unternehmen an, dass es bei einem Compliance-Verstoß durch einen Mitarbeiter keine Richtlinien zum Umgang mit diesem Verstoß gebe, sondern willkürlich von Fall zu Fall entschieden werde. Nur knapp ein Viertel der Unternehmen hat angegeben, bei Verstößen klar definierten Richtlinien zu folgen. Ein Fünftel der Unternehmen verfolgt nach eigener Angabe bei Compliance-Verstößen eine „Null-Toleranz-Politik“.
„Eine Compliance-Richtlinie zu erstellen ist stets der erste und richtige Schritt“, sagt Anwältin Keese. „Aber die beste Richtlinie nützt nichts, wenn darauf aufbauend keine eindeutigen Prozesse definiert werden, wie Verstöße zu ahnden sind. Am Ende bleibt die Verantwortung dann doch wieder bei den Vorgesetzten hängen.“ Dies bestätigt die Befragung durch das Institut für Demoskopie Allensbach: In 54 Prozent der Fälle müssen sich Vorgesetzte verantworten, wenn Mitarbeiter gegen die Compliance-Richtlinie verstoßen.

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(mk) Ob es um Compliance Workshops geht oder um Anrufe bei einer Compliance-Beratungs-Hotline im Unternehmen, eine Frage kommt immer wieder: „Was darf ich?“ oder „Was lassen die jeweils anwendbaren Regeln zu?“ Wenn sich also ein deutscher und ein spanischer Geschäftspartner bei einer Veranstaltung in Italien treffen, an welchen Regeln orientiert man sich; was darf das 3-Gänge Menü kosten? Darf ein Montepulciano Riserva dabei sein? (Weitere Fragen zum Hotelzimmer, zur Anreise (Business Class?) und Rahmenveranstaltungen (Einladung in die Corporate Box bei einer Sportveranstaltung?) folgen.)
(Die 43-seitige ministerielle Guidance zum UK Bribery Act geht auch auf das Thema „Hospitality, promotional, and other expenses“ ein und spricht in Paragraph 28 von einer Einzelfallbetrachtung nach den jeweiligen Umständen. Sollten Sie Änderungen darin, wie Hospitality Packages von großen Sportveranstaltungen vermarktet werden, bemerken, dann würde ich gerne davon hören. Das Anbieten eines „Hospitality light“ Package wäre sicherlich ein kleiner Anstoß in Richtung Kulturveränderung.)
Der Mitarbeiter wünscht sich Regelungen, die Klarheit schaffen. Oft besagt eine Regelung, dass eine Einladung „sozial angemessen“ sein soll (dabei akzeptiert man, dass dieser Begriff dehnbar ist und in jedem Kulturkreis etwas Anderes bedeuten mag), oder stellt konkrete Betragsgrenzen auf („Zero Tolerance“, oder genehmigt bis zu € 35, 60 oder 100), wobei die auf steuerlichen Regelungen basierende 35 Euro Grenze wohl kein argentinisches Steak zulässt.
Und dann sind da die Unmutsäußerungen der Mitarbeiter über „unrealistische“ Regelungen, wenn zum kleinen Richtfest mit Brezel und Sekt der Ansprechpartner der letzten Monate als Behördenvertreter nicht eingeladen werden darf; oder wenn ein Blumenstrauß zu einer Einweihungsfeier interne Rechtfertigungsmemoranda und dutzende Unterschriften braucht.
Regelungen zu Einladungen und Geschenken als schwierige, aber notwendige Kontrollmaßnahme?

Der Wunsch nach konkreten Regelungen ist verständlich. In der Umsetzung müssen folgende Aspekte bedacht werden:
– Der administrative Aufwand, der die Einhaltung der Regeln gewährleisten soll
– Jede Regelung bringt Umgehungsmöglichkeiten gleich mit sich
– Keine Regel ohne Ausnahme: Alles lässt sich nicht verreglementieren, aber wo zieh‘ ich die Grenze?
– Verleiten Regeln dazu, das ebenso wichtige ‚Bauchgefühl‘ auszuschalten?

Der Interessenskonflikt, den ein Regelwerk zu Einladungen und Geschenken regulieren will, ist nun mal total legitim: Wie bringe ich den Kunden/den Geschäftspartner auf meine Seite? Vielleicht ist ja das restriktive Budgets des Gegenübers ein Dealbreaker, vielleicht aber können vermeintliche Hindernisse überwunden werden.
Einladungen sind dazu recht gut geeignet, sie sind subtil genug, sodass sich der Eingeladene die Situation selbst rechtfertigen kann (das entspricht ja alles dem, was in der Branche üblich ist; ich werde mich davon doch nicht beeinflussen lassen); aber im Nachhinein erkundigt sich der Eingeladene vielleicht doch, ob es Flexibilitäten im Budget gibt.
Auch hier noch nichts Anstößliches, man hat einen Geschäftspartner identifiziert, der so gut ist, dass man unbedingt mit ihm/ihr zusammenarbeiten möchte, – und zufälligerweise geht man mit der Person noch essen. Zu welchem Zeitpunkt ich diese „kühle Kopf“-Perspektive verlasse und mich von persönlichen Vorteilen leiten lasse, lässt sich nicht an einer konkreten Geldwertgrenze festmachen. Am ehesten wird sie der Eingeladene selbst kennen, soweit nicht ein Hang zur innerlichen Rechtfertigung diese Grenze verdeckt. Ein Ansprechen im Team im Rahmen einer gelebten Diskussionskultur kann hier die beste Kontrollmaßnahme sein.
Gespräche, um ‚kühle Köpfe‘ doch auf die Seite der eigenen Interessen zu bringen, finden tagtäglich unzählige Male statt. Lobbying und PR werden generell als großteils legale Ausformungen angesehen. (In diesem ZDF Beitrag zu Lobbyismus in Berlin, Die heimlichen Strippenzieher, wurde zwar nicht gefragt, wer für die Einladungen im China Club zahlt und ob dies internen Richtlinien entspricht, aber zumindest durften wir den Berliner China Club von innen sehen.) Hochqualifizierte Unternehmer oder Vertriebsmitarbeitern, die unzählige Erfolge auflisten können, werden es als Teil ihrer Aufgabe sehen, mentale Hürden zu überwinden, um das Gegenüber auf die eigene Seite zu bringen.
Bei
Lucent (Telekommunikation) wurden chinesische Amtsträger zu Werksbesuchen in die USA eingeladen, den Behörden fiel auf, dass das Reiseziel oft Disney Land war, dass die ausgegebene Summe äußerst hoch war (US$ 10 Mio. für 1000 Beamte, im Zeitraum 2000 bis 2003) und dass die angeblichen Schulungen und Werksinspektionen tatsächlich sehr begrenzt waren. Lässt sich ein solcher Einladungs-Exzess durch Regelwerke und einen Bewilligungsprozess verhindern? Wird der beachtliche administrative Aufwand, die Einwilligung der Compliance Abteilung zu bekommen, nicht einfach auch zur Routine, wird Teil des Spiels „Hürden zu überwinden“?
Ein Mitarbeiter, der weiß, dass es Regeln gibt, wonach der Geschäftspartner nur im 4-Stern Hotel untergebracht werden darf, könnte ja auch den Aufwand auf sich nehmen, die Compliance Abteilung davon zu überzeugen, dass alle 4-Stern Hotels ausgebucht waren, um doch die erwartete Buchung im 5-Stern Hotel zu bekommen. Der ‚detektivische‘ Aufwand der Compliance Abteilung, um nachzuforschen, ob für interne Veranstaltungen zur selben Zeit 4-Stern-Hotels gefunden werden konnten, ist kaum zu rechtfertigen. Der Überblick, wann umgangen wurde und wann nicht, bleibt oft aus.
Sobald wir uns in die Lage dessen versetzen, der seine Kontakte pflegt, verstehen wir den Widerstand, dabei stark kontrolliert zu werden. So soll der Vorgesetzte eingebunden werden, wenn man eingeladen wird. Zweck der Regelung ist, dass das Wissen des Vorgesetzten( bzw. die Dokumentation der erhaltenen Einladungen in einem „gift register“) es dem Unternehmen erlaubt, z.B. einen Einkäufer zu rotieren und Entscheidungen über verschiedene Anbieter einem anderen Mitarbeiter zuzuteilen, wenn die Beziehung des eingeladenen Einkäufers zu einem Anbieter zu „eng“ wird. Wer aber meint, den Chef auf der Party zu haben wäre ein Stimmungstöter und die berechtigte Sorge hat, ein Melden der Einladung würde ein entsprechendes Interesse beim Vorgesetzten schüren, der wird diese Regelung bald beiseitelegen.
Bei Geschenken ist inzwischen der kollektive Ansatz sehr verbreitet, Geschenke einzusammeln und sie „der Abteilung“ zu vermachen. („Ich bin mir aber immer noch sicher, dass der Chef die besten Geschenke für sich vorselektiert“, kommentierte unlängst ein Betroffener.) Ein vorbeigeschicktes Mittagsbuffet, exklusive Schokoladen, die Blumensträuße, ja, sogar eine Uhr, werden „von der Abteilung“ entgegengenommen.
Auch hier werden nur die Beteiligten wissen, ob der ‚kühle Kopf‘ bewahrt bleibt, oder ob nicht doch mal ein ‚nein, danke‘ ausgesprochen werden muss. Aus Mitarbeiter-Kreisen hört man, dass dieses Teilen der Geschenke mit Kollegen nicht unbedingt gern gesehen wird und dass man sich Geschenke deshalb gerne gleich an die Adresse zu Hause liefern lässt.
Geschäftspartner, die Freunde sind, sich beschenken, gemeinsam auf Urlaub fahren: na klar, – es gibt nichts Schöneres, wenn man im Büroalltag mit jemandem zu tun hat, mit dem man gut kann. Fuer interne Regelwerke eine schwierige Trennung. Hier müsste der Mitarbeiter aus dem internen Regelwerk erfahren können, unter welchen Umständen eine solche private Einladung im Unternehmen angesprochen werden soll. Umgehungsszenarien können sich ergeben, wenn über Reisekostenabrechnung oder Bonus Geld an den Mitarbeiter fließt, damit er/sie den Geschäftspartner auf den Urlaub in der Schihütte einlädt oder damit Geschenke finanziert.
Regelungen zu Einladungen und Geschenken bieten Vorteile, – die gewünschte klare Anweisung ist da (- und im Problemfall kann auch darauf verwiesen werden). Bei der Entscheidung, wie viele solcher neuen Regelungen in einer Initiative kommuniziert werden, da sollte man genau vor Augen haben, ob Mittel und Möglichkeiten der Umsetzung so sind, dass eine andere Kultur tatsächlich spürbar wird. In diesem Sinne muss das Einführen von Regelwerken von einer starken Diskussionskultur begleitet sein. Und diese heftige Diskussion soll ein positives Lebenszeichen eines Regelwerks sein!

Marianne Klausberger leitet Compliance workshops, ist englische Rechtsanwaeltin, in D taetig (Rechtsanwaltskammer FFM). Aktuelle Entwicklungen zu Compliance Themen fasst Sie in dieser Publikation der International Bar Association (IBA) zusammen.

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Der ungarische Finanzminister György Matolcsy als Vertreter der EU-Rats-Präsidentschaft und der EU-Steuerkommissar Algirdas Semeta haben im «Dossier FATCA» ihre Befürchtungen über hohe Kosten durch das US-amerikanische Steuergesetz „FACTA“ (Foreign Account Tax Compliance Act ) zum Ausdruck gebracht.
In dem gemeinsamen Brief an US-Finanzminister Timothy Geithner und den Chef der amerikanischen Steuerbehörde IRS, Douglas Shulman, laden Matolcsy und Semeta zu einem «Dialog» über die FATCA ein. Die FATCA, die 2013 in Kraft treten soll, verpflichtet ausländische Finanzinstitute mit US-Kunden und ausländische Nicht-Finanzunternehmen mit einem erheblichen Anteil amerikanischer Eigner, der IRS Informationen über US-Steuerpflichtige offenzulegen. Wer die FATCA-Anforderungen nicht oder nicht vollständig umsetzt, wird mit einer Quellensteuer von 30% auf Erlöse aus US-Anlagen belegt. Nach Absprache mit den Mitgliedstaaten und mit deren Unterstützung haben die EU-Kommission und die Präsidentschaft die potenziellen negativen Auswirkungen auf die EU-Finanzindustrie nun in ihrem Brief angesprochen. Man wolle mit den amerikanischen Behörden Lösungen ausloten, die gewährleisteten, dass diese die geforderten Informationen ohne übermässige Lasten für die EU-Finanzinstitute erhalten würden, erklärten die beiden EU-Organe. Dabei betonen Matolcsy und Semeta , die FATCA verfolge letztlich ähnliche Ziele wie die EU-Zinsbesteuerungsrichtlinie, die den automatischen Informationsaustausch über die Auszahlung von Zinserträgen an EU-Ausländer eingeführt habe. Die Banken bzw. die Zahlstellen melden derartige Zahlungen an die Behörden im eigenen Land, die sie dann in gebündelter Form weiterleiten.

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