Tag: Emails

Ein großer Teil der Arbeitnehmer ist für das Unternehmen ständig erreichbar – auch nach Dienstschluss. Dies belegt eine aktuelle Studie des Branchenverbandes Bitkom. Durch die zunehmende Verbreitung von Diensthandys, Smartphones und Laptops sind die Grenzen zwischen Arbeits- und Privatleben fließend geworden. Obwohl klare Absprachen zwischen Arbeitgebern und Beschäftigten oft nicht bestehen, wird ein dienstlicher Gebrauch der Geräte auch in der Freizeit erwartet. In der Bitkom-Umfrage gaben 73 Prozent der Befragten an, dass Vorgesetzte, Kollegen und Kunden sie auch in der Freizeit per Handy oder E-Mail kontaktieren können.
Die ständige Erreichbarkeit der Mitarbeiter unterhalb der Leitungsebene hat jedoch arbeitsrechtliche Folgen. Die Folgen hängen dann davon ab, ob und welche Vorgaben den Mitarbeitern für den Gebrauch außerhalb der üblichen Arbeitszeit gemacht werden. Müssen etwa E-Mails und Telefonanrufe auch in der Freizeit unverzüglich beantworten werden, gilt dies als Rufbereitschaft und die tatsächliche Nutzung gilt als Arbeitszeit. Dabei müssen dann die gesetzlich festgelegten Höchstarbeitszeiten und die vorgeschriebenen Ruhepausen berücksichtigt werden. Werden die nicht eingehalten, kann das für den Arbeitgeber als eine mit Bußgeld bedrohte Ordnungswidrigkeit teuer werden. Außerdem kann die effektiv am Laptop oder Blackberry verbrachte Zeit auch als vergütungspflichtige Mehrarbeit eingestuft werden. Dann wird es für das Unternehmen richtig teuer.
Unternehmen ist daher zu raten, den Gebrauch nach Feierabend ausdrücklich dem Ermessen und Pflichtgefühl des Mitarbeiters zu überlassen und eine Rufbereitschaft nur da vorzuschreiben, wo sie auch tatsächlich aus dienstlichen Gründen zwingend erforderlich ist. Konsequenterweise darf eine unterlassene Nutzung oder fehlende Erreichbarkeit nach Feierabend dann auch nicht sanktioniert werden. Schon bei der Bereitstellung von Laptop, Diensthandy oder Blackberry sollten jedoch dessen Erforderlichkeit und das Nutzerverhalten bedacht werden. Sofern nicht nur einzelnen Mitarbeitern entsprechende Kommunikationsmittel zur Verfügung gestellt werden ist es sinnvoll, die Nutzung ist einer Betriebsvereinbarung zu regeln.
Bei gestatteter Privatnutzung wird dadurch auch dem Mitbestimmungsrecht des Betriebsrats Rechnung getragen. In der Betriebsvereinbarung sollte die Art und Weise der Nutzung so genau wie möglich festgelegt werden. Die Regelung des Privatgebrauchs der Dienstgeräte ist für Firmen bei gestatteter Privatnutzung auch aus datenschutzrechtlichen Gründen wichtig., um die sogenannte „virtuelle Privatsphäre“ des Mitarbeiters zu respektieren. Ohne Zustimmung des Mitarbeiters darf der Arbeitgeber nämlich auf die Geräte und die dort gespeicherten Daten nicht frei zugreifen – selbst wenn sie rein dienstlich sind. Das gilt auch dann, wenn die private Nutzung weder ausdrücklich verboten noch erlaubt ist, aber stillschweigend geduldet wird. Die Erlaubnis des Privatgebrauchs sollte daher in den Nutzungsregeln von der Zustimmung des Mitarbeiters abhängig gemacht werden, dass der Arbeitgeber etwa bei Abwesenheit oder Krankheit auf die Geräte und die dort gespeicherten Daten zugreifen darf – etwa in Form einer Weiterleitung aller Emails und Anrufe auf einen Vertreter. Klare Regelungen sind hier auch zur Vermeidung strafrechtlicher Risiken klar im Interesse des Arbeitgebers.

Wenn ein Unternehmen seinen Mitarbeitern die private Nutzung des geschäftlichen Emailsystems erlaubt oder eine derartige Nutzung jedenfalls (durch unzureichende Kontrollen) toleriert, dann wird das Unternehmen rein rechtlich zum Telekommunikationsanbieter und damit kommen das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) und das Telekommunikationsgesetz (TKG) zur Anwendung. Folge: Das Unternehmen muss das Fernmeldegeheimnis wahren. Private Emails sind damit dienstlicher Kontrolle und Archivierung zu entziehen, denn private Emails müssen privat bleiben – das gilt selbst dann, wenn das Versenden/Empfangen privater Emails im Unternehmen eigentlich verboten ist. Was ist also zu tun?

Sofern eine private Nutzung erlaubt sein soll, ist eine klare Kennzeichnung notwendig. Die Initiative „IT-Compliance in der Informations- und Datenverarbeitung in Deutschland“ (COMIDD) empfiehlt, bereits im Betreff eine deutliche Kennzeichnung als „PRIVAT“ vorzuschreiben und die Arbeitnehmer anzuweisen, auch die jeweiligen Kommunikationspartner um einen solchen Hinweis zu bitten. Reichlich umständlich, wenn nicht sogar in der praktischen Umsetzung unmöglich? Die strikte Trennung von Dienstlichem und Privaten wäre eine logische und sinnvolle Konsequenz. Auch hier ist jedoch eine entsprechende Email-Policy – und vor allem deren regelmäßige Überwachung – dringend notwendig.

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