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IT-Compliance: Private Emails müssen auch privat bleiben

Wenn ein Unternehmen seinen Mitarbeitern die private Nutzung des geschäftlichen Emailsystems erlaubt oder eine derartige Nutzung jedenfalls (durch unzureichende Kontrollen) toleriert, dann wird das Unternehmen rein rechtlich zum Telekommunikationsanbieter und damit kommen das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) und das Telekommunikationsgesetz (TKG) zur Anwendung. Folge: Das Unternehmen muss das Fernmeldegeheimnis wahren. Private Emails sind damit dienstlicher Kontrolle und Archivierung zu entziehen, denn private Emails müssen privat bleiben – das gilt selbst dann, wenn das Versenden/Empfangen privater Emails im Unternehmen eigentlich verboten ist. Was ist also zu tun?

Sofern eine private Nutzung erlaubt sein soll, ist eine klare Kennzeichnung notwendig. Die Initiative „IT-Compliance in der Informations- und Datenverarbeitung in Deutschland“ (COMIDD) empfiehlt, bereits im Betreff eine deutliche Kennzeichnung als „PRIVAT“ vorzuschreiben und die Arbeitnehmer anzuweisen, auch die jeweiligen Kommunikationspartner um einen solchen Hinweis zu bitten. Reichlich umständlich, wenn nicht sogar in der praktischen Umsetzung unmöglich? Die strikte Trennung von Dienstlichem und Privaten wäre eine logische und sinnvolle Konsequenz. Auch hier ist jedoch eine entsprechende Email-Policy – und vor allem deren regelmäßige Überwachung – dringend notwendig.

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